Phòng họp không giấy là gì ? Mô hình và giải pháp

Ngày nay việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào đời sống hằng ngày cũng như công việc ngày càng được chú trọng. Ứng dụng của kỹ thuật số vào công việc rất đa dạng, nó không chỉ giúp tiết kiệm được thời gian làm việc của chúng ta mà còn góp phần nâng cao chất lượng công việc một cách đáng kể. Phòng họp không giấy là một ví dụ cho việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào công việc.

Phòng họp không giấy là gì?

Chắc hẳn trong đầu bạn đang có suy nghĩ phòng họp không giấy thì sẽ họp như thế nào? Làm sao để ghi chép tài liệu ? Xem thông tin và số liệu bằng cái gì? Tất cả những tiện ích của ứng dụng phần mềm và một số thiết bị “bóc băng” phòng họp không giấy sẽ giúp bạn làm tất cả những điều này. 

Với “phòng họp không giấy”, trước mỗi phiên họp nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và được cập nhật lên hệ thống phần mềm. Tại đây, các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp. Với khả năng truyền file bạn cũng có thể gửi tài liệu báo cáo, số liệu cho những người khác trong cuộc họp và hiển thị trên hệ thống màn hình.

Trường hợp, bạn không thể tham gia cuộc họp, bạn có thể nhờ đồng nghiệp note lại những thông tin quan trong thông qua tính năng ghi lại hình ảnh hay còn quay lại video cuộc họp. Điều này giúp bạn lưu lại các thông tin quan trọng của phiên họp, tránh những thiếu sót thông tin cuộc họp.

Đem lại những lợi ích không ngờ

Trong mỗi cuộc họp, chắc chắn những thông tin quan trọng cần note lại, phần mềm có tính năng ghi chú trực tiếp trên màn hình hiển thị, bạn cũng có thể tô đậm để đánh dấu các thông tin quan trọng cần chú ý. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng tra cứu tìm kiếm thông tin từ các nguồn thông tin khác nhờ khả năng kết nối dữ liệu từ các trang web của các cơ quan khác.

Giải pháp xanh 

Khi sử dụng giải pháp phòng họp trực tuyến, bạn không chỉ tránh tình trạng lãng phí không cần thiết cho văn phòng. Đây là mô giải pháp xanh cho môi trường tài nguyên của công ty khi chuyển từ giấy sang kỹ thuật số. Cũng là phương án bảo vệ môi trường và tối ưu hóa không gian bạn đang có. 

Kinh tế

Không chỉ tiết kiệm chất thải môi trường mà còn là một giải pháp kinh tế. Một cách hiểu sai lầm là chi phí công nghệ đắt hơn giấy, nhưng thực tế tiết kiệm tổng thể của giải pháp này vượt xa so với khoảng đầu tư ban đầu. 

Trong thời đại hiện nay không chỉ đem lại nhiều hiệu quả tích cực mà còn tránh lãng phí các tài nguyên văn phòng không cần thiết. Hơn thế nữa, ngoài việc tiết kiệm giấy cũng như các thiết bị văn phòng khác, còn giúp bạn tối ưu hoá được không gian văn phòng.

Mô hình giải pháp của chính phủ

Nhận thấy được những tính năng và tiện ích của “phòng họp không giấy tờ”, Mới đây, Bí thư Thành ủy TP.HCM Nguyễn Thiện Nhân yêu cầu trong tháng 9 phải triển khai ứng dụng họp/làm việc không giấy đến tất cả sở/ngành và quận/huyện. Sang năm 2020 phải triển khai đến tất cả xã/ phường.

Phòng họp không giấy sẽ góp phần nâng cao tính hiệu quả cũng như tiết kiệm thời gian của các phiên họp, đồng thời tăng tính kịp thời, nâng cao hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý cũng như việc điều hành tại UBND TP.

Bí thư Thành ủy TP.HCM Nguyễn Thiện Nhân cho rằng công nghệ này sẽ giúp cán bộ chính quyền phục vụ dân tốt hơn, cán bộ cũng sẽ đỡ mệt hơn. “Trước đây, trên bàn làm việc của các phó chủ tịch UBND TP đều có chồng hồ sơ cao, khi phải tìm các văn bản giấy tờ phải tốn công và nhất là không kiểm soát được thời gian giải quyết hồ sơ. Với ứng dụng này, lãnh đạo vẫn làm được việc nhưng sẽ tốn ít thời gian, công sức hơn”.

Trước mỗi cuộc nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp sẽ được xem xét, cập nhật lên hệ thống phần mềm. Để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp. Kết thúc cuộc họp, bộ phận phụ trách sẽ tổng hợp các ý kiến đóng góp của các thành viên và cập nhật kết quả cuộc họp lên hệ thống để mỗi thành viên nắm rõ.

•  

Các cơ quan, tổ chức, các doanh nghiệp thuộc các ngành và lĩnh vực kinh tế khác nhau sẽ chọn cho mình phương pháp áp dụng công nghệ vào trong cơ quan của mình một cách phù hợp nhất. Nhưng với “phòng họp không giấy” là một lựa chọn tối ưu nhất, đem lại hiệu quả kinh tế và tiện lợi hơn nhiều so với giấy bút và các tập hồ sơ.