Các lợi ích của phòng họp không cần giấy tờ

Phòng họp không cần giấy tờ

Phòng họp không cần giấy tờ là gì ? Không có gì lạ khi thấy các tập hồ sơ, chồng giấy lấp đầy khoảng trống của một số văn phòng. Để tìm kiếm và chọn lọc thông tin qua các tờ tài liệu này thật mất thời gian và rất khó. Lúc này, các chương trình thảo luận / nghị sự để đọc và chia sẻ cũng như các biên bản cuộc họp cần lưu giữ, sẽ trở nên khó khăn rất nhiều trong việc điều hướng.

Nhưng nếu bạn đã sử dụng một giải pháp quản lý cuộc họp để tổ chức tại các phòng họp không cần giấy tờ ? Ngoài việc thay đổi không gian cho phòng họp gọn gàng và sạch sẽ thì còn mang lại điều gì ? Nhiều hơn bạn nghĩ ! Nếu thay đổi thói quen của mình và áp dụng tốt các phương pháp họp, cùng xem những tác động tích cực mà điều này có thể mang lại cho toàn bộ cơ quan, tổ chức.

Bảo mật dữ liệu

Bảo mật tài liệu riêng để bạn yên tâm, đây là lý do đầu tiên để sử dụng cổng thông tin quản lý cuộc họp. Nhằm không bị đánh cắp tài liệu mật, truy xuất nguồn gốc tài liệu và nhanh chóng xác đình người đã truy cập vào dữ liệu bí mật.

Cải thiện sự hợp tác trong nhóm

Cho phép cộng tác viết tất cả các tài liệu cuộc họp, giảm thiếu hoàn toàn việc trao đổi email, theo dõi các chương trình làm việc và phê duyệt biên bản cũng như góp ý ngay trong cuộc họp.

Tăng cường tính tích cực vào các cuộc họp online

Mọi người đều có quyền truy cập vào các tài liệu, có thể đọc và chuẩn bị chúng trước cuộc họp trên màn hình phòng họp. Do đó, những người tham gia sẽ cảm thấy số lượng tham gia nhiều hơn vào các cuộc họp từ xa

Tạo điều kiện chia sẻ tài liệu

Các tài liệu tập trung luôn giữ và được update phiên bản mới nhất có sẵn và giảm nguy cơ lỗi phiên bản.

Bất cứ nơi nào cũng đơn giản và hiệu quả

Truy cập nhanh vào tất cả các tài liệu thông qua Internet trong chuyến du lịch hoặc kỳ nghỉ nhờ đồng bộ hóa trên các thiết bị của bạn

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin

Nghiên cứu từ khóa dễ dàng trong tất cả các chương trình theo thời gian, tệp và nhóm

Giảm thời gian trong các thủ tục hành chính

Sẽ không mất nhiều thời gian cho những công việc dần bị lãng quên như: In ấn, thao tác, chia sẻ, lập hồ sơ, lưu trữ và tìm kiếm.

Giảm chi phí cho các cuộc họp

Với tài liệu tập trung, không cần tốn chi phí cho các tài liệu bằng giấy, mực in, thư từ…

Góp phần bảo vệ môi trường hơn

Chia sẻ những giá trị tốt đẹp và lợi ích của việc tái chế với việc khai thác và tàn phá rừng để cứu cây xanh.

Tăng không gian trong văn phòng

Không còn các tủ hồ sơ lưu trữ vật lý trong phòng nhờ các tài liệu điện tử của phòng họp không cần giấy tờ sẽ giúp văn phòng có thêm không gian và trở nên gọn gàng hơn.

Để tìm hiểu thêm về các thiết bị cũng như setup “Phòng họp không cần giấy tờ” hãy liên hệ theo form yêu cầu ngay dưới bài viết hoặc tham khảo thêm tại các website: Hcom.vn / Shopdienmay.com

0906.213.066